Keagenan Kapal

Marine Cargo Surveyor - Halo Gengs!! Selamat pagi semoga hari ini sangat menyenangkan, jumpa lagi kita dengan Admin. Pada postingan kali ini Admin akan membahas mengenai sedikit tentang Keagenan Kapal. 

Agency

Agen Kapal

Secara garis besar ada 3 (tiga) jenis agen kapal yakni sebagai berikut :

1. General Agent

General agent adalah perusahaan pelayaran nasionl yang ditunjuk oleh perusahaan pelayaran asing untuk melayani kapal-kapal milik perusahaan asing tersebut selama kapal berlayar dan singgah di pelabuhan Indonesia.

2. Subagent

Subagent adalah perusahaan pelayaran 

yang ditunjuk general agent untuk melayani kebutuhan tertentu kapal di pelabuhan tertentu. Sub agent berfungsi sebagai wakil atau agen dari general agent.

3. Cabang Agent

Cabang agent adalah cabang dari general agent yang berada di wilayah pelabuhan tertentu. Sebagai contoh PT. Adhiguna Putera merupakan cabang agent dari PT. Pelayaran Bahtera Adhiguna, yang memerintahkan untuk melayani keperluan kapal yang singgah di Pelabuhan PLTU Suralaya Banten. Bertanggung jawab langsung pada general agent berkaitan dengan pengurusan dokumen, pemenuhan kebutuhan dan penyelesaian biaya-biaya yang timbul selama kapal di pelabuhan.

Fungsi Keagenan

Menurut Engkos Kosasih dan Hananto Soewedo (2007:204), fungsi unit keagenan sebagai berikut:

1. Menyusun program opersional keagenan berdasarkan kebijakan perusahaan, baik terhadap pelayaran liner service maupun tramper.

2. Memonitor pelaksanaan penanganan/ pelayanan keagenan, baik yang bersifat kegiatan fisik muatan maupun kegiatan jadwal kedatangan dan keberangkatan kapal.

3. Mengadministrasikan kegiatan keagenan, baik yang berkaitan dengan kegiatan fisik operasional maupun yang menyangkut keuangan.

4. Memberikan data terhadap perkembangan kegiatan keagenan sebagai masukan dalam menentukan kebijakan sebagaimana mestinya.

5. Mengupayakan kegiatan keagenan sehingga dapat memberikan stimulan terhadap kegiatan-kegiatan pokok perusahaan.

Pada saat kapal akan datang, baik kapal ekspor maupun kapal impor juga membutuhkan agent sebagai perwakilan pembeli dan penjual barang. 

Proses Kedatangan dan Keberangkatan Kapal

A. Permohonan Kedatangan Kapal

1. Sebelum kapal tiba, principal(pemilik kapal) mengadakan kontak atau komunikasi dengan perusahaan keagenan yang telah ditunjuk, untuk pemberitahuan laporan kedatangan kapal. Biasanya pemberitahuan kedatangan kapal dilakukan 1 (satu) sampai 2 (dua) hari sebelum kapal tiba di pelabuhan yang telah ditentukan, agar pihak perusahaan keagenan dapat mempersiapkan segala sesuatu yang dibutuhkan oleh kapal beserta crew kapal.

2. Setelah mengetahui kapal datang, pihak perusahaan kegaenan mengambil dokumen ke kapal dengan membawa Notice of Readiness (NOR), Master sailing declaration, delivery order dan warta kapal, menurut Peraturan Bandar 1925 pasal 6 ayat (2) yang berbunyi “setiap kapal yang memasuki pelabuhan diwajibkan untuk mengisi warta kapal dan diserahkan kepada Syahbandar”. Kemudian pihak agen membuat permohonan Pemberitahuan Kedatangan Kapal (PKK) yang diajukan pada Instansi-instansi yang terkait dalam lingkungan kerja pelabuhan-pelabuhan. 

Dalam pembuatan surat Permohonan Pemberitahuan Kedatangan Kapal (PKK) pihak agent melampirkan beberapa dokumen antara lain :

a) Surat Penunjukan Keagenan

b) Surat Laut

c) Surat Ukur

d) RPT (Rencana Pola Trayek)

e) Bill of Lading

f) Cargo Manifest

g) Surat Permohonan PKK dari perusahaan keagenan

Apabila permohonan tersebut disetujui oleh pihak Syahbandar, maka akan mengeluarkan surat keputusan pemberitahuan pemakaian fasilitas dermaga. Setelah mendapat izin berlabuh, agen menghubungi pandu untuk menata fasilitas pandu guna membantu Nahkoda kapal dengan memberikan informasi tentang keadaan perairan dari luar pelabuhan menuju dermaga pelabuhan untuk bersandar.

B. Proses Clereance In

Sebagai contoh untuk kapal MV. EL SOL SALE sebelum bersandar ke dermaga apabila kapal dalam keadaan antrian maka kapal diwajibkan ikat Bouy atau dalam istilah lain adalah ikat tali ditempat yang telah ditentukan untuk menunggu kapal lain keluar di area dermaga. Setelah kapal sandar di area dermaga pihak agent mengambil dokumen yang berisi sertifikat kapal serta dokumen muatan kapal. Setelah memastikan bahwa seluruh sertifikat kapal masih aktif pihak agen segera membuat surat permohonan Clereance In yang diajukan di Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas I dengan melampirkan dokumen sebagai berikut:

a. Surat permohonan Clereance In dan kop surat perusahaan.

b. Copy Pemberitahuan Kedatangan Kapal (PKK).

c. Copy Surat Persetujuan Berlayar(SPB) dari pelabuhan asal.

d. Sertifikat-sertifikat kapal.

Ship’s Document (Dokumen Kapal) Surat Laut, Surat Ukur, Safety Management Certificate, Safe Maning, Document Of Compliance, Safety Equipment Certificate, Safety Construction Certificate, Safety Radio Certificate, Klasifikasi Hull, Klasifikasi Machinery, Load Line Certificate, RPT / PKKA, ILR Certificate, Fire Extingisher Certificate, Certificate Of Insurance Setelah proses Clereance In selesai pihakbSyahbandar menerbitkan Memorandum in. Dalam pengajuan Clereance In masalah yang sering dihadapi oleh pihak agen adalah: Agen kurang teliti dalam chek list sertifikat-sertifikat kapal yang kadaluarsa. Sehingga pada saat permohonan Clereance In tidak bisa dilaksanakan dikerenakan sertifikat belum di perpanjang (Endorsment). Sehingga sebelum pengajuan Clearance In Sertifikat diperbaharui atau diperpanjang terlebih dahulu.

C. Proses Clereance Out

Di dalam proses Clereance Out, dapat dibagi menjadi 5 (lima) tahap, antara lain sebagai berikut :

a) Permohonan VTS (Vessel Traffic Service) Kepada Dinas District Navigasi. Menurut International Maritime Organization (IMO) assembly resolution nomor A. 857 (20) VTS (Vessel Traffic Service) adalah sebuah layanan yang dirancang untuk meningkatkan keamanan dan efesiensi lalu lintas kapal dan untuk melindungi lingkungan. Layanan ini harus memiliki kemampuan untuk berinteraksi dengan lalu lintas dan untuk menanggapi situasi lalu lintas yang berkembang di daerah VTS. Berdasarkan ketentuan IALA (International Association Of Marine Aidsto Navigationand Lighthouse Authorities), pelayanan VTS menyediakan informasi seperti identitas, posisi dan informasi lalulintas di alur kondisi, cuaca dan bahaya atau faktor lainnya yang dapat mempengaruhi perjalanan kapal.

b) Permohonan Health Cleearance Kepada Kantor Kesehatan Pelabuhan (KKP). Kantor Kesehatan Pelabuhan Kelas II mempunyai tugas pokok melaksanakan pencegahan masuk dan keluarnya penyakit menular dan potensial wabah, pelayanan kesehatan terbatas di wilayah kerja pelabuhan/bandara dan lintas barat serta pengendalian danpak kesehatan lingkungan berdasarkan perundang-undangan dan ketentuan yang berlaku.

c) Pengajuan Billing Jasa Pelayanan

Dalam pelayanan kapal akan dibagi menjadi pelayanan- pelayanan yang lebih khusus, antara lain :

(1) Jasa labuh

(2) Jasa rambu

(3) Jasa pemanduan

(4) Jasa tambat

(5) Jasa Tunda

d) Laporan Kedatangan dan Keberangkatan Kapal (LKKK) dan Memorandum Kepada Kantor KSOP.

Apabila persyaratan dalam pembuatan LKKK sudah lengkap, maka pihak Syahbandar akan mengeluarkan surat LKKK tersebut yang kemudian ditandatangani oleh pihak agen. Setelah LKKK ditandatangani oleh agen kemudian di laporkan kembali kepada pihak Syahbandar guna memenuhi salah satu syarat dalam penerbitan Surat Persetujuan Berlayar (SPB).

e) Penerbitan Surat Persetujuan Berlayar( SPB).

Penerbitan SPB (surat Persetujuan Berlayar) merupakan suatu proses yang dilakukan oleh syahbandar terhadap kapal yang akan berlayar meninggalkan pelabuhan untuk memastikan bahwa kapal, awak kapal dan muatannya secara teknis administratif telah memenuhi persyaratan keselamatan dan keamanan pelayaran serta perlindungan lingkungan maritim.

Adapun syarat-syarat pengajuan permohonan dalam penerbitan SPB adalah sebagai berikut :

Pihak agen membuat surat permohonan penerbitan SPB dengan Kop Surat Perusahaan dengan melampirkan :

1) Crew list

2) Bill of Lading

3) Master Sailing

4) Cargo Manifest

5) NIL Cargo Manifest

6) Warta Kapal

7) Surat Ukur Kapal

8) Check list perhubungan

9) RPT (Rencana Pola Trayek)

10) Memorandum in

11) LKKK (Laporan Kedatangan dan Keberangkatan Kapal)

12) Copy pembayaran labuh/tambat, kwitansi rambu dan nota VTS.

13) Health Clereance dari KKP(Kantor Kesehatan Pelabuhan)

Demikian lah materi tentang keagenan, semoga bermanfaat bagi pengetahuan anda semua. Sampai jumpa lagi pada postingan selanjutnyadan Terima kasih

Berbagi :